Notes de frais Excel – indemnités kilométriques au barème, repas, hôtel, péages

Notes de frais et indemnités kilométriques : vos frais remboursés au centime près

Notez vos trajets professionnels et vos dépenses (repas, hôtel, péage, train…) : le classeur calcule les indemnités kilométriques au barème fiscal selon la puissance du véhicule, avec la majoration des véhicules électriques et la régularisation automatique quand vous changez de tranche, sépare la TVA, distingue ce qui a été avancé et prépare la note de frais du mois à faire signer.

Pour qui ?

Pour les salariés itinérants, commerciaux, consultants, dirigeants et indépendants qui se font rembourser leurs déplacements ou déduisent leurs frais réels.

Les points forts

• Majoration de 20 % pour les véhicules électriques (paramètre)
• Aller-retour en un clic
• TVA calculée par catégorie, montant HT
• Justificatif manquant signalé en rouge
• Graphique mensuel IK et frais
• Aucune macro, compatible Excel et LibreOffice

Contenu détaillé : 6 onglets

• Note de frais : La note du mois choisi : IK par véhicule, trajets, frais avancés, total à rembourser, signatures.
• Trajets : La page principale : date, véhicule, départ, destination, motif, km, aller-retour.
• Frais : Dépenses avec catégorie, TVA, HT, payeur et justificatif.
• Récapitulatif annuel : Km et IK mois par mois et par véhicule, frais, total à rembourser, totaux par catégorie.
• Paramètres : Bénéficiaire, année, mois de la note, véhicules, barème kilométrique, catégories et TVA.

Comment l’utiliser ?

1. Déclarez vos véhicules. Dans Paramètres : nom, type, puissance fiscale (carte grise, case P.6), électrique ou non.
2. Vérifiez le barème. Le barème kilométrique change chaque année : comparez avec le barème officiel en vigueur.
3. Notez vos trajets. Dans Trajets : date, véhicule, départ, destination, motif et km aller ; Oui pour un aller-retour.
4. Notez vos frais. Dans Frais : catégorie, montant TTC, qui a payé, justificatif.
5. Imprimez la note. Choisissez le mois dans Paramètres, puis imprimez l’onglet Note de frais.

Format et compatibilité

Vous recevez le classeur Excel (.xlsx, sans macro) et un guide d’utilisation PDF de 7 pages. Compatible Excel 2016, 2019, 2021, 2024 et Microsoft 365 (Windows et Mac) ainsi que LibreOffice Calc ; importable dans Google Sheets. Formats français (euros, dates jj/mm/aaaa), impression A4 réglée sur chaque onglet. Le fichier est livré avec un exemple fictif complet, effaçable en quelques secondes. Licence d’usage personnel ou interne à votre structure.