Facturation et suivi des paiements Excel – factures, relances, balance âgée

Facturation et suivi des paiements : facturez, encaissez, relancez au bon moment

Créez vos factures à partir d’un catalogue et d’un fichier clients, imprimez-les en un clic avec les mentions de paiement, enregistrez les règlements (même partiels) : le classeur suit le statut de chaque facture, les retards et les relances à faire, la balance âgée par client, le chiffre d’affaires et les encaissements de chaque mois.

Pour qui ?

Pour les indépendants, artisans, consultants, agences et TPE qui facturent leurs clients professionnels ou particuliers et veulent savoir à tout moment qui leur doit quoi, depuis combien de temps, et qui relancer.

Les points forts

• Numéros de facture chronologiques générés automatiquement avec votre préfixe
• Lignes de facture tirées du catalogue, avec prix spécial, remise et TVA par taux
• Facture imprimable : coordonnées, client, 15 lignes, TVA par taux, net à payer, conditions et pénalités
• Règlements partiels et date du dernier paiement, reste dû recalculé
• Action suggérée selon le retard : 1re relance, 2e relance, mise en demeure
• Gestion de la franchise de TVA (mention art. 293 B du CGI)

Contenu détaillé : 11 onglets

• Tableau de bord : CA, encaissé, reste à encaisser, retards, délai moyen de paiement, recouvrement et 4 graphiques.
• Paramètres : Coordonnées, SIRET, TVA, IBAN, délai de paiement, pénalités, indemnité forfaitaire, préfixe, date d’analyse.
• Clients : 40 clients : code, nom, adresse, e-mail, délai de paiement propre, type.
• Catalogue : 40 articles : référence, désignation, unité, prix unitaire HT, TVA.
• Factures : Registre de 200 factures : numéro, dates, client, montants, encaissé, reste dû, statut, retard, relance.
• Lignes : 600 lignes : facture, article, quantité, prix, remise, HT, TVA, TTC.
• Encaissements : 300 règlements : date, facture, montant, mode.
• Facture : La facture choisie, mise en page A4 avec totaux et mentions.
• Balance âgée : Par client : facturé, encaissé, reste dû, non échu, 1-30, 31-60, 61-90 et plus de 90 jours.
• Synthèse mensuelle : Nombre de factures, CA HT, TVA, TTC, encaissements et cumul par mois.

Comment l’utiliser ?

1. Renseignez vos paramètres. Raison sociale, adresse, SIRET, TVA, IBAN, délai de paiement, taux des pénalités et préfixe de numérotation.
2. Créez clients et catalogue. Un code par client (et son délai s’il diffère), une référence par prestation ou produit.
3. Émettez une facture. Dans Factures, saisissez la date, le code client et l’objet : le numéro se crée. Ajoutez ses lignes dans l’onglet Lignes (numéro de facture, référence, quantité).
4. Imprimez. Dans l’onglet Facture, choisissez le numéro : la facture se remplit. Imprimez-la ou enregistrez-la en PDF.
5. Suivez les paiements. Notez chaque règlement dans Encaissements ; statuts, retards, relances et balance âgée se mettent à jour.

Format et compatibilité

Vous recevez le classeur Excel (.xlsx, sans macro) et un guide d’utilisation PDF de 7 pages. Compatible Excel 2016, 2019, 2021, 2024 et Microsoft 365 (Windows et Mac) ainsi que LibreOffice Calc ; importable dans Google Sheets. Formats français (euros, dates jj/mm/aaaa), impression A4 réglée sur chaque onglet. Le fichier est livré avec un exemple fictif complet, effaçable en quelques secondes. Licence d’usage personnel ou interne à votre structure.